L’organisation du travail, clef de la productivité

L’un des problèmes majeurs qui influence directement la productivité au travail est le manque d’organisation, l’accumulation de papiers, les déchets, la quantité d’onglets ouverts dans le navigateur Web et les activités à effectuer. Tous ces facteurs peuvent vous faire perdre vos objectifs et vos délais.

Il n’est jamais trop tard pour faire le point sur ce qui a été bien ou mal, quels ont été les résultats obtenus au cours de cette période, corriger les erreurs et évoluer, n’est-ce pas? Pourquoi ne pas profiter de ce moment pour effectuer également un nettoyage général à votre bureau et acquérir de nouvelles habitudes d’organisation? Que diriez-vous de commencer maintenant?

Voici des conseils simples qui peuvent faire une différence dans votre journée de travail, réduire le stress et rendre votre environnement encore meilleur:

 Commencez tôt

Arrivez quelques minutes à l’avance dans l’entreprise pour que le processus d’organisation ne prenne pas de temps à votre travail et finisse par nuire à vos activités et à vos livraisons.

   Placez votre table

Commencez par établir un espace de travail. Définissez l’emplacement de chaque élément: ordinateur, porte-stylos, décoration de table, papiers, livres. De préférence, mettez tous les papiers dans une boîte décrivant le contenu du couvercle, puis collectez toutes les ordures accumulées et éliminez-les.

Prioriser les activités de la journée

Pour une meilleure gestion du temps, dressez la liste des activités de votre journée et hiérarchisez celles qui revêtent une importance majeure et qui affectent directement l’obtention des résultats.

Limiter le temps de chaque tâche

Une fois les tâches classées par ordre de priorité, limitez le temps imparti à chaque tâche. De cette façon, vous saurez quelles activités prendront le plus de temps et comment les planifier pour qu’elles soient terminées à temps.

Éviter les distractions

Les réseaux sociaux,les conversations parallèles, l’utilisation du téléphone et des téléphones portables, les longues pauses déjeuner ou café sont autant de facteurs qui ont un impact négatif sur la productivité.

Éliminer l’utilisation de papier

Essayez de stocker autant d’informations que possible sur votre ordinateur. Conserver des informations sur votre ordinateur est un moyen d’éviter un grand nombre de documents. Débarrassez-vous des rôles dont vous n’avez plus besoin et qui prennent de la place. Essayez de les numériser et de les stocker sur votre ordinateur, de préférence sur n’importe quelle plate-forme à laquelle vous pouvez accéder de partout dans le monde.

Tenir des réunions uniquement lorsque cela est nécessaire

Les réunions sont essentielles pour que tout le monde connaisse l’avancement des activités, s’il y a des problèmes dans les processus de l’entreprise, l’alignement des idées, etc. Cependant, ils ne doivent pas être effectués trop souvent, car ils peuvent être improductifs et prendre du temps qui devrait être utilisé pour accomplir vos tâches.

Déléguer des tâches et des responsabilités

La délégation de tâches est idéale pour valider votre collaborateur. Cela montre que vous avez confiance en son travail. En plus d’être motivants, vous ne serez pas si submergé pendant la journée.

Avoir tout sous la main

Avoir l’essentiel à portée de main est l’un des secrets pour garder l’organisation sur le lieu de travail. Créez cette habitude!

Éliminez ce que vous n’utilisez pas

Une fois que vous avez organisé ce que vous utilisez toujours à la main, il est temps d’éliminer ce que vous n’utilisez plus. Veillez à vous souvenir de l’endroit où vous les placez pour ne pas aller chercher partout et risquer de ne plus les trouver.

Retirez tous les matériaux empilés que vous n’utilisez plus

Éliminez le gâchis empilé et prenant de la place, en particulier les meubles qui ne sont plus utilisés. Garder l’environnement propre et organisé stimule votre performance.

Commande dans les archives

Garder les documents au bon endroit, c’est veiller à la qualité du travail. Soyez pratique et rapide lorsque vous recherchez des informations et des documents. Perdre du temps à chercher des rôles, c’est perdre de la concentration, perdre de la concentration. Pour éviter cela, placez des tiroirs bien documentés dans des dossiers, exactement comme vous le faites sur votre ordinateur.

Choisissez un endroit pour garder vos éléments

Chaque fois que nous nous mettons au travail, nous avons quelque chose entre nos mains, un papier, un objet de travail ou personnel. Habituez-vous à ne pas tout laisser tomber sur la table. Choisissez un coin, un tiroir ou une boîte pour stocker ces éléments, puis organisez-le calmement.

Prendre des pauses

Des pauses courtes et régulières sont essentielles pour que votre performance ne baisse pas et que vous puissiez rester concentré pour faire le travail.

Enlevez les objets de la route

Rien de plus désagréable qu’un client ou un collègue en train de trébucher sur des fils d’ordinateur, de l’énergie ou des objets laissés à leur place. Essayez de ne pas utiliser autant d’équipements câblés.

Fixer un moment pour partir

Prolonger la journée de travail peut ne pas être une bonne option. Fixez une heure pour terminer vos tâches et essayez d’accomplir. Travailler fatigué et à faible énergie crée également un environnement de faible organisation et concentration.

Partagez des objets loin de votre bureau

Supprimez de votre bureau les objets de travail que plusieurs personnes utilisent en dehors de vous. En plus de nuire à votre productivité par des perturbations constantes, ils peuvent également encombrer votre espace. Vous pouvez perdre le contrôle de l’emprunteur et du non-repayer, ou même laisser ces objets à sa place. Mieux vaut acheter d’autres nouveaux articles et les rendre accessibles à tous, loin de votre bureau.

Corbeille

Nous avons constamment laissé des déchets sur la table trop paresseux pour nous lever et les jeter à la poubelle. Cette pensée ou attitude provoque souvent l’accumulation de déchets sur votre bureau. Mettez la corbeille près de l’endroit où elle est produite. Ce n’est pas une attitude paresseuse, mais une intelligence, perdant moins de temps et évitant l’encombrement.

Ne pas accumuler de dégâts

Ne configurez pas simplement votre bureau en une journée et une semaine après que tout soit déjà en désordre. Prenez l’habitude de garder votre espace organisé en sortant à la fin de la journée.

Identifiez votre table

Votre bureau doit être disposé de manière à ce que si, pour une raison quelconque, vous êtes absent et que quelqu’un ait besoin d’accéder à vos objets, ils peuvent être facilement identifiés et utilisés.

Surveille-toi

L’employé doit examiner sa façon de travailler, identifier ses compétences, ses points d’amélioration et ses pensées, en essayant notamment de détecter ce qui les distrait pendant la journée. L’  auto  dirige l’individu afin qu’il devienne capable de développer des mesures pour éliminer les distractions identifiées, en plus d’être un excellent exercice qui favorise la croissance dans son ensemble.

Avoir un but pour votre tâche

Lorsque vous recherchez un sens à ce que vous faites, votre concentration au travail s’améliore de 100%.

Éteignez ou débranchez votre téléphone

Votre téléphone portable est l’une des principales distractions sur le lieu de travail. Le méchant qui enlève la concentration de la société mondiale. Veillez à ne pas être distrait par les messages, les applications, les réseaux. Veillez à ne pas perdre votre temps. Mieux vaut garder le silence, l’éteindre ou le mettre dans le tiroir, hors de vos yeux, pour que vous n’ayez pas à jeter un coup d’œil et à passer le temps.

Une posture correcte influence également

Une posture correcte et confortable peut empêcher le cerveau de se concentrer sur la fatigue corporelle au travail. Par conséquent, maintenez une posture qui vous maintiendra à l’aise toute la journée.

Faire usage de la technologie

Les applications se sont multipliées sur le marché virtuel pour vous aider à continuer à rater vos rendez-vous, à vous organiser et à planifier. Une pléthore d’applications, de sites Web et de programmes sont déjà disponibles pour ceux qui souhaitent avoir une routine plus organisée.

Organiser les notes en un seul endroit

Afin de ne pas vous disperser, centrez vos notes sur de petits papiers ou un journal intime, ou postez-les de manière à ne pas les disperser. Ça vaut le coup!

Séparer les tâches personnelles des professionnels

Essayez de gérer vos tâches personnelles et professionnelles en dressant une liste et en notant chacune d’elles comme étant «urgentes» et «importantes». Toujours les laisser en vue. Lorsque vous démarrez une tâche, essayez de la terminer. Définissez la priorité et le temps d’exécution de chacun.

Temps pour les emails

Veillez à ne pas interrompre vos tâches pour ouvrir vos emails. Lorsque vous ouvrez le courrier électronique, vous voudrez inévitablement répondre. Cela vous enlèvera votre concentration et vous fera perdre votre concentration au travail. Prévoyez un moment pour répondre à vos courriels. Si possible, choisissez toujours le même moment de la journée pour toujours conserver cette routine et éviter les distractions.

Faire des listes

Les listes sont utiles pour que l’employé puisse visualiser ses tâches pendant la journée de travail et rester organisé. Essayez toujours de vous organiser au quotidien, que ce soit sur une table, une ébauche ou même les voies les plus modernes, comme une application mobile ou un site Web, qui vous aident à le faire.

Avantages de l’organisation du travail

Voici les avantages de garder votre organisation au travail:

• Augmente le rendement des employés;
• Réduit le  stress;
• Optimise l’exécution des activités;
• Augmente la motivation;
• Améliore l’image de l’entreprise auprès des  parties prenantes;
• Minimise les problèmes de santé;
• Améliore les relations interpersonnelles;
• Favorise la gestion du temps;
• Empêche les imprévus et la perte de documents importants;
• Augmente la créativité.